Convierte tu chequeo de referencias en una herramienta valiosa y útil

¿Qué criterios y recomendaciones se pueden poner en práctica para que el chequeo de referencias sea una etapa efectiva y eficaz en el proceso de selección? En este artículo compartimos algunos de los aprendizajes de eb | CONSULTING elaborando y diseñando estos procesos para diferentes organizaciones públicas y privadas.

El chequeo de referencias es una práctica muy extendida entre las organizaciones y refiere a aquella etapa en el proceso de selección en el que se verifica la información entregada por en candidato, buscando corroborar que los antecedentes a partir de los cuales se estarán tomando las decisiones de contratación, sean precisos y correctos.

A continuación, revisamos algunas recomendaciones para diseñar un chequeo de referencias adecuado a tu proceso y organización. Al final de este artículo podrás, además, descargar una Guía para el chequeo de Referencias y que servirá como plantilla sobre la cual comenzar a trabajar.

1. Estructura y homogeneiza tu chequeo de referencias

Un chequeo de referencias requiere planificación, estructura y entrenamiento. ¿A qué nos referimos con esto? Para cuidar la confiabilidad del chequeo de referencias, es decir, que este evalúe de forma consistente el mismo set de criterios, requeriremos equiparar el conjunto de preguntas que vamos a realizar. Esta consistencia permitirá generar información comparable y ayudará a garantizar que todos los solicitantes sean tratados de forma equitativa.

¿Tenemos ya todo lo que necesitamos para asegurar un buen proceso? Pues no. Una pauta o guía de preguntas estándar que entregue información comparable, no es suficiente. Será necesario construir dispositivos que permitan registrar la información obtenida, de forma de estandarizar los antecedentes y datos levantados. Existen diferentes formas y tipos de registros. ¿Cómo es el más pertinente o útil? Es difícil definirlo de antemano, pues dependerá del proceso en su totalidad, así como de las preguntas en particular que serán incluidas en el chequeo de referencias, de las características y preferencias organizacionales, entre otras.

El chequeo de referencias es realizado, en general, por miembros del equipo de gestión de personas o consultores colaboradores del proceso. Aun cuando se trata de personas con amplia experiencia en procesos de reclutamiento y selección, es importante no asumir que ellos sabrán qué hacer y cómo utilizar las herramientas que han sido diseñadas para el chequeo de referencias. Considera entrenar a los ejecutores en la aplicación de la pauta de preguntas, el registro de información y la gestión de los diferentes escenarios con los que se pueden encontrar. Por ejemplo, ¿cómo interpretar o considerar retroalimentación negativa entregada por una referencia sobre el candidato? ¿qué ocurre si no se puede acceder al referente o la información entregada es insuficiente?

Qué hacer en cada uno de estos casos es parte de la planificación que es necesario realizar al momento de diseñar el proceso y entrenar a quienes participarán en él.

2. Realiza preguntas pertinentes y acotadas 

Recuerda que el chequeo de referencias debe identificar la capacidad del candidato para ejecutar las tareas de un determinado puesto de trabajo. Así, la pauta deberá estar ajustada a las necesidades organizacionales y del cargo vacante. Preguntas como: ¿qué me puedes contar de …? O ¿crees que … trabaja bien en equipo?, no necesariamente ayudarán a levantar información relevante para tu chequeo de referencias, pues son abiertas e inespecíficas.

Procura estructurar la verificación de referencia en torno a criterios relevantes para el trabajo, tales como: conocimientos, habilidades, competencias. Solicita información centrada en comportamientos pasados y que haya sido observada directamente por el o la referente. La capacidad de obtener información útil aumentará en la medida en que el referente conoce bien al candidato y entrega información específica (y con ejemplos).

3. No te refieras de forma negativa al candidato

Comienza con la premisa de que el candidato o candidata podría ser una gran adición a tu equipo. Más que indagar en la veracidad del testimonio de tu candidato, o si exageró o no acerca de alguna de sus cualidades, céntrate en precisar o profundizar en algunos de los hallazgos del proceso de selección y que serán competencias claves para el puesto.

Recuerda que la referencia es, por lo general, una persona de contacto entregada por el candidato, por lo que adoptar esta postura podrá facilitar la disposición de la referencia a conversar de forma abierta y constructiva contigo.

Una buena manera de comenzar el chequeo de referencias es ajustando las expectativas respecto a la duración y estilo de preguntas que tendrá la conversación. Un artículo publicado por Harvard Business Review del 2016 recomienda, además, describir de qué se trata el puesto de trabajo al que postula el candidato, así como sus desafíos o complejidades. 

4. Además de eficiente y riguroso, ¿es ético tu chequeo de referencias?

Reclutamiento y selección tiene importantes desafíos asociados a gestionar de manera apropiada información sensible y personal de los candidatos. Es importante asegurar que el chequeo de referencias -y el proceso de selección en su totalidad- ofrecen un trato equitativo a todos los candidatos, y que las decisiones de contratación están siendo tomadas considerando los criterios correctos.

Una buena práctica en el chequeo de referencias es solicitar a los candidatos autorización para el uso de referencias. Otra, es evitar indagar en situaciones personales no relacionadas con el trabajo.

Para reflexionar en torno a otros dilemas éticos asociados al chequeo de antecedentes de los candidatos, pincha aquí.