Tips para tener reuniones virtuales efectivas

Las reuniones son una actividad frecuente en todas las organizaciones. Estas permiten a los equipos coordinar su trabajo, dar seguimiento a proyectos, crear productos y soluciones, tomar decisiones importantes, entre muchas otras funciones.

Sin embargo, aun cuando su ejecución es relevante para el desarrollo del trabajo, la evidencia apuntaría a que los trabajadores, jefaturas y gerentes consideran estas instancias improductivas y poco satisfactorias.

¿Cómo hacer uso del tiempo en reuniones de forma efectiva? Con la propagación del Covid-19 y la declaración de cuarentena, muchos equipos de trabajo vieron por primera vez la necesidad de ejecutar sus funciones a distancia. La coordinación de grandes equipos de trabajo puede resultar especialmente desafiante.

¿Qué recomendaciones para las reuniones a distancia son factibles de implementar en los equipos hoy? ¡Hay buenas noticias! No es necesario inventar la rueda. ¡Existe investigación y experiencia que entrega evidencia científica y confiable para mejorar la efectividad de nuestras reuniones!

Desde la década de los 90, varios investigadores se han dedicado a estudiar dinámicas y desempeño de equipos a distancia, y que son el resultado de la globalización de los mercados.

A continuación, compartimos contigo buenas prácticas para mantener reuniones virtuales efectivas con tu equipo. Pon atención a las recomendaciones para antes, durante y al término de tus reuniones.

Antes de comenzar: ¿Estás seguro de que necesitas tener esa reunión?

1. Crea una agenda motivante y útil

Tu tiempo y el tiempo de los miembros de tu equipo es valioso. El trabajo desde casa además significa para muchos, más distracciones y estímulos que competirán con su involucramiento en la reunión. Dos estrategias te servirán para afrontar esta situación:

• Planifica la menor cantidad de tiempo posible para tu reunión: ¿Necesitan realmente una hora? Al mantener la agenda apretada generarás incentivos para lograr de la forma más eficiente posible, el objetivo de la reunión.
• Plantea los objetivos de tu reunión en forma de pregunta en lugar de afirmaciones: La planificación de tu reunión puede resultar más dinámica y motivante, e irá enfocada en lograr contestar a la(s) pregunta(s). Si no puedes idear preguntas para tu reunión, considera que probablemente no vale la pena tener esa reunión.

2. No envíes invitaciones de más

Plantear preguntas te permitirá definir, además, quiénes deben participar en esa reunión. ¿Quiénes son las personas cuyo aporte es necesario para resolver estas preguntas?, evita enviar invitaciones de más, y mantén el número de participantes lo más acotado posible.

3. Selecciona la mejor herramienta para tu equipo

Las herramientas para mantener reuniones virtuales te permiten grabar la reunión y luego podrás fácilmente compartir su contenido con el resto de las personas interesadas.

4. Prepara el salón virtual

La posibilidad de ofrecer un espacio de reunión agradable, así como café y algo de comida a los participantes impacta positivamente la predisposición de estos a tener una reunión productiva y satisfactoria. Esto no deja de ser real para las reuniones virtuales.

Ocúpate de que todas las personas que van a participar de la reunión tengan las herramientas necesarias y sepan usarlas. No asumas que ya lo saben. Considera capacitaciones y acompañamiento en la incorporación de herramientas para el trabajo a distancia.

Durante la reunión: Gestiona de forma activa la conversación, agenda y el tiempo de tu equipo

1. Se un activo facilitador de la comunicación

Aún con el avance en la calidad y cantidad de herramientas para llevar a cabo reuniones virtuales se pueden presentar problemas, por una parte cuando todos comienzan a hablar al mismo tiempo, nadie entiende nada y otra puede ser el extremo opuesto, en la que uno - o unos pocos - monopolicen la conversación durante toda la reunión.

Llevar reuniones efectivas requiere una activa gestión de las intervenciones y participación. Algunas técnicas que te ayudarán a evitar demasiada o muy poca participación, y que funcionan como acuerdos que puedes instalar al comienzo de tu reunión son:

• Asignar una cantidad máxima de tiempo para cada intervención, por ejemplo, 1 minuto.
• Invitar a las personas a hacer uso del chat para plantear preguntas, pedir aclaraciones, aportar con información adicional y así evitar interrupciones. Ten en mente que el silencio no necesariamente significa que las personas están de acuerdo.
• Involucrar de forma intencional y explícita a algún participante que no haya realizado aún alguna contribución.

2. Usa video

A medida en que las personas trabajan juntas y se conocen, desarrollan modelos mentales compartidos y lazos de afinidad que facilitan y optimizan el trabajo en equipo.

La evidencia señala que cuando los equipos trabajan a distancia, el desarrollo de estos elementos requiere de un mayor esfuerzo de parte de los miembros de equipo. ¿Por qué? Hay varias razones para ello, pero un componente importante de la comunicación cara a cara tiene que ver con la información que no está contenida en el mensaje verbal.

La postura, énfasis y gestos son algunos de los ejemplos de acciones que entregan información no verbal, y que entrega información complementaria importante a tus interlocutores. La información no verbal ayuda a tu interlocutor, por ejemplo, a identificar qué es más importante. Es por esta razón que utilizar videoconferencias para llevar a cabo tus reuniones, se ha asociado a la atención e involucramiento con la reunión.

Usar videoconferencias facilitará la cercanía entre miembros de un equipo, a pesar del distanciamiento, y facilitará el intercambio de información entre miembros del equipo. Además, evitará que las personas realicen otras tareas mientras participan de tu reunión.

3. Da el ejemplo

Siguiendo las recomendaciones de este artículo lograrás establecer dinámicas para conducir reuniones virtuales efectivas. Para implementarlas, tú como líder eres el primero llamado a cumplir los acuerdos.

¿Esperas empezar la reunión a tiempo y aprovechar el tiempo? Debes estar conectado y disponible a la hora acordada. ¿Esperas involucramiento activo de los participantes de tu reunión? Evita realizar otras tareas - multitasking - mientras participas de la reunión. Da el ejemplo en el tipo de conductas que esperas de tu equipo.

Al término de la reunión: ¿Tuviste una reunión virtual efectiva?

1. Identifica a los DIRES antes de cerrar tu reunión

No dejes que nadie se vaya de tu salón de reuniones virtual sin conocer los acuerdos alcanzados y los próximos pasos. Si quedaron tareas pendientes, designa a los DIRES (Directamente Responsables) para ejecutarlas. Podrán hacer seguimiento de estas en la próxima reunión.

Ya planteamos con anterioridad que el trabajo a distancia requiere intermediarios tecnológicos para ejecutar nuestras reuniones, y estos imponen desafíos adicionales para transmitir información (por ejemplo, información no verbal). Es entonces especialmente importante hacer explícito todo tipo de acuerdo y evitar descansar en acuerdos tácitos.

2. Pregúntale a tu equipo qué pueden empezar a hacer diferente

La implementación de cada una de estas medidas requerirá de tu juicio experto y el conocimiento que ya tienes de tu equipo. Algunas prácticas más fáciles, necesarias o útiles para tus objetivos.

Recuerda que tienes otros expertos que te pueden aportar con información valiosa de todas aquellas dinámicas que podrían mejorar.

Si quieres saber qué tal resultó tu reunión, pregunta a los participantes por todas aquellas cosas que pueden empezar a hacer diferentes para hacer de tu reunión una más efectiva.

Hay varias maneras en las que puedes obtener esta retroalimentación. Al cierre de la reunión, puedes abrir la palabra para pedir observaciones o sugerencias. Puedes testear ideas realizando encuestas en vivo durante una reunión. Y por supuesto, tienes la posibilidad de enviar una pequeña consulta a cada uno de los miembros de tu equipo vía email.

¿Quieres saber más?

Muchas de estas sugerencias son el resultado de la investigación del Psicólogo y Profesor estadounidense Steven Rogelberg. Te recomendamos la lectura de su más reciente libro “The Surprising Science of Meetings”.

Además, puedes visitar otras publicaciones de eb| Consulting relacionadas a los desafíos del trabajo virtual, como: Evita los problemas asociados al teletrabajo con estas buenas prácticas.

¿Quieres saber más? Revisa la guía gratuita: entiende qué es el teletrabajo y cómo implementarlo en tu empresa.