El trabajo a distancia llegó para quedarse. ¿Está preparada tu organización?

El teletrabajo es una tendencia que viene creciendo sostenidamente desde hace tiempo, pero que frente a las contingencias actuales, se está rápidamente transformando en una necesidad para mantener continuidad operacional en las organizaciones. Tras el estallido social, muchas organizaciones chilenas debieron recurrir a esta forma de trabajo durante las jornadas más críticas para sostener su operación. 

Actualmente, la aparición de la pandemia del Coronavirus (COVID-19) ha motivado a múltiples organizaciones en el mundo a implementar teletrabajo como una forma de contener la cadena de contagios. En Chile, es muy probable que debamos enfrentar medidas de contención que nos obliguen a mantenernos en nuestros hogares. Por esto, es importante estar preparados como organización para enfrentar un escenario de este tipo.

Para que el trabajo a distancia funcione de forma exitosa, existen varias condiciones que se deben cumplir y varios elementos que deberías considerar. A continuación, te presentamos 3 preguntas fundamentales para invitarte a reflexionar sobre los desafíos de las organizaciones para implementar el teletrabajo.

1. ¿Tu organización está dispuesta a destinar los recursos necesarios para la implementación del teletrabajo?

Para que el trabajo remoto funcione, tanto los colaboradores como la organización tienen que poner de su parte. En cuanto a la organización, es probable que haya que hacer una inversión en tecnología que permita realizar el trabajo a distancia. Por ejemplo, en organizaciones en las que se trabaja con computadores de escritorio, sería necesario comprar notebooks o tablets para permitir que los colaboradores puedan llevárselos a sus casas y así realizar sus tareas laborales del día a día.

También es importante capacitar tanto a los colaboradores como a sus jefaturas en tecnologías de la información, a tal punto que les permita solucionar problemas simples y de mediana complejidad, tales como conectarse a una red de WiFi, instalar un dispositivo nuevo como una impresora o escáner, etc.

Por otro lado, es relevante entregar herramientas teóricas y prácticas respecto a cómo administrar adecuadamente el tiempo y cómo priorizar tareas durante la jornada laboral, de modo que el teletrabajo sea eficiente y entregue buenos resultados.

2. ¿Tu organización gestiona en base a metas y objetivos medibles?

Las organizaciones que se centran solo en el cumplimiento de horarios o que establecen metas ambiguas o poco claras, podrían tener dificultades para monitorear y hacer seguimiento del desempeño de sus colaboradores sin un control presencial. Asimismo, el trabajo a distancia suele hacer más difícil la interacción entre colaboradores, por lo que la autonomía y autogestión juegan un papel fundamental.

Una manera de solucionar esto es gestionando por objetivos. Esto consiste en definir metas claras, medibles de forma objetiva y alcanzables en un plazo delimitado, lo que permitirá a los colaboradores centrarse en lo que es más relevante. Existen herramientas como Trello que ayudan a asignar y dar seguimiento a objetivos de un equipo, proyecto o persona.

3. ¿Están tus colaboradores conectados?

Actualmente hay muchos puestos de trabajo que dependen de sistemas informáticos y de la comunicación cara a cara. Por esto, es de suma relevancia que los colaboradores cuenten con los medios y las herramientas para llevar a cabo su labor a distancia.

Por un lado, está el acceso a la información. ¿Pueden los colaboradores acceder a los datos de la organización o de los clientes de manera remota, pudiendo mantener al mismo tiempo la confidencialidad de estos?

Por otro lado, está la comunicación que debería reemplazar el contacto presencial. ¿Cuáles serán las vías de comunicación y planificación? ¿De qué manera se reemplazarán las reuniones cara a cara durante el teletrabajo?

Generar protocolos que especifiquen cómo será la comunicación y qué herramientas se utilizarán es esencial para asegurar una adecuada implementación del teletrabajo, en la que se favorezca la colaboración entre los equipos.

Palabras finales

Una buena implementación del teletrabajo trae consigo múltiples beneficios, entre los cuales se encuentran una mayor flexibilidad horaria, disminución de los tiempos y costos asociados al traslado —especialmente si se trabaja desde la casa— y un mejor balance entre la vida personal y laboral.

Por el contrario, una implementación poco planificada podría generar más problemas que beneficios. Por ejemplo, baja en la productividad debido a una escasa planificación y seguimiento de tareas y/o problemas de comunicación causados por la falta de una interacción adecuada entre los colaboradores.

Casos excepcionales tales como la aparición del Coronavirus presentan un desafío, ya que fuerzan a las organizaciones a tomar medidas drásticas en muy poco tiempo y con poca preparación.

En este escenario, recomendamos que la organización esté preparada para enfrentar estos desafíos generando una política robusta de teletrabajo basada en las mejores prácticas y que considere aspectos legales, metodologías para su implementación exitosa, trabajo con los stakeholders principales, plan comunicacional, entre otros.

En eb| Consulting nos interesa apoyar a las organizaciones en este desafío, por lo que hemos desarrollado un cuestionario completamente gratuito dirigido a los colaboradores de la organización, que permite determinar el nivel de preparación que tienen éstos y la organización para trabajar a distancia. Si te interesa aplicarlo en tu organización, déjanos tus datos y te contactaremos.

¿Quieres saber más? Revisa la guía gratuita: entiende qué es el teletrabajo y cómo implementarlo en tu empresa.