4 claves para que implementes el teletrabajo en tu empresa

En periodos "normales", es ideal que la transición hacia el teletrabajo sea planificada con tiempo y en detalle. Estamos hablando de un gran cambio organizacional.

Pero, ¿qué pasa si la coyuntura o una causa de fuerza mayor obliga a tu empresa a adoptar esta modalidad laboral? Aquí te explicamos 4 aspectos cruciales que no pueden faltar en su implementación, sea planificada o forzada, y por qué la consultoría es una de ellas.

Posterior al estallido social en Chile, muchas empresas se vieron obligadas a suspender sus actividades laborales durante las jornadas más críticas. Esto provocó que varias organizaciones llamaran a sus colaboradores a hacer “teletrabajo”, es decir, trabajar desde sus casas o desde otro lugar.

La pandemia global producto del Coronavirus (COVID-19) a los pocos meses llegó a respaldar esta práctica, al añadir al trabajo a distancia otro valor agregado, además de la continuidad operacional: ayuda a evitar el contagio.

Hasta entonces el trabajo remoto era algo poco frecuente en las empresas chilenas. Pero ya una tendencia que iba ganando fuerza a nivel mundial, debido al mayor desarrollo de tecnologías que facilitan el intercambio de información y la comunicación en tiempo real.

De hecho, el número de personas en el mundo que teletrabajan crece un 115% desde 2005; casi 10 veces más rápido que el crecimiento de la población laboralmente activa en el mundo, indica la data de la Sociedad para la Gerencia de Recursos Humanos (SHRM en inglés).

Así, fuera del país cada vez más empresas constataban sus principales beneficios:

• Mayor flexibilidad horaria.
• Disminución de los tiempos y costos asociados al traslado (en especial si es desde la casa).
• Un mejor balance entre la vida personal y laboral.

Pero en Chile esta adopción fue casi forzada y ocurrió en un momento complejo para la economía local.

¿Cómo implementar el teletrabajo de manera exitosa?

Hay varias condiciones y elementos que tienes que considerar. Ya sea por contingencia, o por el deseo de adoptar nuevas tendencias, estas son las 4 claves para que implementes el trabajo a distancia en tu empresa con éxito.

1. Entrega información clara y precisa

La comunicación es clave para manejar la incertidumbre en tiempos de cambio. Es muy importante que todos los colaboradores cuenten con información clara y precisa respecto de esta nueva forma de trabajo. Por ejemplo, la empresa tiene que indicar bajo cuáles condiciones un colaborador debería trabajar desde la casa en vez de ir al trabajo.

La comunicación debería ser bidireccional, de manera que los colaboradores puedan contar con información actualizada, así como también la organización tenga en cuenta las situaciones particulares de sus colaboradores.

2. Conecta a tus colaboradores

Actualmente hay muchos puestos de trabajo que dependen de sistemas informáticos. Por esto, es de suma relevancia que los colaboradores cuenten con los medios y las herramientas para llevar a cabo su labor a distancia.

• Equipamiento: ¿Cuentan los colaboradores con un computador con conexión a Internet desde sus casas? ¿Tienen estos computadores el software —gratuito o de pago— instalado?

• Acceso a información: ¿Pueden los colaboradores acceder a los datos de la organización o de los clientes de manera remota, pudiendo mantener al mismo tiempo la confidencialidad de estos? (Almacenamiento en “la nube”, VPN, etc.)

• Comunicación: ¿Cuáles serán las vías de comunicación y planificación? (WhatsApp, Slack, etc.) ¿De qué manera se reemplazarán las reuniones cara a cara durante el teletrabajo? (Zoom, Skype, etc.)

• Espacio físico: ¿Cuentan los colaboradores con un lugar cómodo, tranquilo y seguro para realizar sus tareas laborales? (Hogar, espacio de coworking, etc.)

3. Gestiona por objetivos

El hecho de trabajar a distancia suele hacer más difícil la interacción entre colaboradores, por lo que la autonomía y autogestión juegan un papel fundamental. Una manera de potenciarlas es mediante la gestión por objetivos.

Esto consiste en definir metas claras, que sean alcanzables en un plazo acotado. Esto permitirá a los colaboradores centrarse en lo que es relevante. Existen herramientas como Trello que ayudan a asignar y dar seguimiento a tareas de un equipo, proyecto o persona.

4. Busca asesoría experta

El trabajo remoto es una tendencia que tiene mucho potencial por los beneficios que conlleva, los que pueden ser aprovechados al máximo si se crea una política de teletrabajo que considere:

• Aspectos legales
• Metodologías de implementación exitosa
• Trabajo con los stakeholders principales
• Plan comunicacional

¿Qué pasa si falta una política de teletrabajo dentro de la empresa?

Una implementación poco planificada podría generar más problemas que beneficios, entre las que destacan:

• Percepción de inequidad debido a prácticas de teletrabajo variables dependiendo del criterio de cada jefe.
• Baja en la productividad debido a una escasa planificación y seguimiento de tareas.
• Problemas de comunicación causados por la falta de una interacción adecuada entre los colaboradores.

La importancia de la consultoría al adoptar el trabajo remoto en tiempos de crisis

En periodos "normales", la transición hacia el teletrabajo puede ser planificada con tiempo y en detalle. Pero, ¿qué pasa si tu empresa se ve forzada a adoptarlo?

Casos excepcionales tales como una pandemia global o una crisis social presentan un desafío adicional a este cambio, que de por sí es un proceso lleno de retos. Estas coyunturas obligan a las organizaciones a tomar medidas drásticas en muy poco tiempo y exacerban inconsistencias en la aplicación práctica de esta modalidad de trabajo.

Dado lo anterior, la asesoría experta se vuelve fundamental, ya que permite tomar decisiones informadas y ahorrar costos en la aplicación de estas, considerando las mejores prácticas para garantizar el éxito de una implementación del teletrabajo que beneficie a toda la organización. Te recomendamos consultar nuestra guía sobre Teletrabajo y cómo implementarlo con consultoría para que entiendas mejor sus beneficios.

Palabras finales

Estos cuatro consejos son solo una muestra de todo lo que puedes hacer para abordar la complejidad del teletrabajo. Son un buen punto de partida para que la organización se cuestione hacia dónde quiere ir y cómo quiere enfrentar este y otros desafíos.

En eb| Consulting nos interesa apoyar a las organizaciones en este desafío, por lo que desarrollamos un cuestionario completamente gratuito dirigido a los colaboradores de la organización, que permite determinar el nivel de preparación que tienen estos y la organización para trabajar a distancia. Si te interesa aplicarlo en tu organización, ¡haz clic abajo!

¿Quieres saber más? Revisa la guía gratuita: entiende qué es el teletrabajo y cómo implementarlo en tu empresa.