¿Cómo evitar que tus reuniones virtuales sean una pesadilla?

¿Tus reuniones virtuales son una pesadilla? La evidencia nos puede ayudar a entender por qué.

Las reuniones son una actividad frecuente en todas las organizaciones. Con el aumento de la complejidad de las funciones productivas y el trabajo en equipos, las reuniones se han convertido en un mecanismo importante de coordinación del trabajo, seguimiento, creación productos y soluciones, toma de decisiones, entre muchas otras funciones.

Tener reuniones... ¿es pérdida de tiempo?

¿Has calculado alguna vez el promedio de reuniones que tienes al día? ¿y el tiempo que ocupas en ellas a la semana? Investigadores de la década de los 90 en los Estados Unidos, ya señalaban la tendencia al alza de la frecuencia y duración de las reuniones de trabajo. Hoy se estima que los empleados pueden dedicar entre 6 y 23 horas a la semana a reuniones, siendo mayor la cantidad de horas en reunión en los puestos de supervisión o jefatura.

A pesar de la incidencia e importancia de las reuniones en la ejecución del trabajo, la evidencia consistentemente señala que más de la mitad de los empleados y jefaturas consideran que las reuniones son una pérdida de tiempo. Las razones de estos estudios apuntarían a señalar que la preocupación radica en la organización o diseño de la reunión, así como en los resultados de ésta.

La manera en que las personas perciben las reuniones no es irrelevante. Estas se han asociado a determinadas actitudes en el trabajo, así como al bienestar de los trabajadores. Mayores niveles de disconformidad con el diseño y productividad de una reunión tienen el potencial de afectar la asistencia a reuniones, el comportamiento en reuniones y la capacidad de una reunión de alcanzar sus objetivos.

Hallazgos recientes permiten identificar técnicas para tener reuniones efectivas y que apuntan a entregar prácticas para gestionar elementos tales como la participación, el tiempo de reunión y el espacio de trabajo.

Por ejemplo, sabemos que elementos del espacio físico (tales como el salón de reunión, la iluminación, la temperatura, el café y comida) facilitan la atención, involucramiento y participación de las personas.

La situación actual es especialmente compleja si consideramos, además, el tipo de reunión considerada menos efectiva por los participantes de los estudios: las reuniones virtuales.

¿Qué ocurre con nuestras reuniones ante la crisis COVID-19?

Súbita y repentinamente las personas tuvieron que comenzar a trabajar desde sus casas y las reuniones cara a cara se convirtieron en virtuales. Con el trabajo a distancia, muchas de las breves conversaciones de pasillo hoy son calendarizadas como reuniones.

Las reuniones no solo presentan el desafío de estar mediadas por la tecnología, sino que son instancias más frecuentes y que ocupan cada vez más espacio en nuestros calendarios.

Realiza reuniones productivas pese a la distancia

¿Cómo evitar las consecuencias negativas de reuniones insatisfactorias y poco productivas? ¿Cómo organizar y diseñar una reunión virtual efectiva en el contexto actual?

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